Stoiska targowe – poradnik wystawcy. Suma doświadczeń Tatjany Kobuszewskiej

Stoiska targowe – kompletny przewodnik dla wystawcy. Wszystko, co chciałbyś wiedzieć o targach, lecz nie wiedziałeś kogo zapytać.

Stoiska targowe poradnik wystawcy.

A jeżeli wolisz porozmawiać na żywo – to zapraszamy!

Spis treści:

1. Targi, konferencje – najlepsza droga do kontaktu z klientem

2. Cele targów i konferencji

3. Kiedy podjąć decyzję o udziale.

4. Co będzie nam potrzebne

5. Z kim to zrobić?

5.A. Twoje zadania równoległe

6. Impreza targowa lub konferencja

7. I po targach

8. Konferencje 

9. Degustacje

Targi, konferencje – najlepsza droga do kontaktu z klientem.

Targi i konferencje, nazywane również przemysłem spotkań są nie tylko miejscem spotkań lecz generują duże obroty w obsługujących je gałęziach gospodarki. 

I jeśli planujecie wystąpienie targowe to wiedzcie że jest ono z korzyścią dla wszystkich.

Jak zrobić by generowało ono największe korzyści dla Was opowiemy w cyklu artykułów które zamieścimy na naszej stronie.

Cele targów i konferencji.

Cel ogólny, rzec by można strategiczny- dać się poznać i poznać innych – konkurentów, klientów, sympatyków. A także – wrogów, hejterów, poszukiwaczy dziury w całym.

2.1 Cel targów musi być zgodny z celem firmy

2.2 Cel ten musi być mierzalny- czyli powinieneś móc powiązać udział w targach z wynikami firmy. 

2.3 Przykładowe cele targów:

Wprowadzenie nowego produktu?

Znalezienie nowych kanałów sprzedaży?

Spotkanie z dotychczasowymi klientami, może też ufetowanie najlepszych z klientów?

Jeżeli wasza firma ma wiele oddziałów to przy okazji targów może zapoznać ze sobą handlowców z firmy?

( jak wiadomo, takie spotkania fachowców dają często olśniewające rezultaty).

Zebranie zamówień na nowe, lub najlepiej sprzedające się produkty?

A może prezentacja nowego image firmy?

2.4 Pamiętaj! cele muszą mieć hierarchię. Nawet jeśli chcemy osiągnąć wszystko  z powyższej listy, to musimy określić cel główny i cele pomocnicze.

2.5 Stosujemy tu regułę SMART 

S – sharp shoot – precyzyjnie ulokuj cel i mów o nim w precyzyjny sposób

M – mierzalny – cel powinny opisywać liczby – zupełnie jak współrzędne na osi X i Y.

A – ambitny, lecz nie przesadzony.

R – realny – nie porywaj się z motyką na słońce.

T – time – osadzony w czasie.

Można to opisać tak: w czasie targów X znajdę i zbiorę 100 zamówień na nowy produkt. 

Już samo to spowoduje że będziesz mógł wykazać że nie zmarnowałeś firmowego czasu i pieniędzy.

Stoiska targowe poradnik wystawcy.3.

Sprawdź, jakie targi lub konferencje są interesujące dla twojej firmy.

Impreza targowa, to dużo pracy i pieniędzy. I wybór imprezy lub imprez może te zasoby pomnożyć lub zmarnować.

3.1 Targi są duże, małe i średnie. I w zależności od celu powinieneś dobrać takie, by uzyskać pożądany efekt.

 Łapanie ryb na wędkę jest fajne, ale jeśli myślisz o wyżywieniu rodziny, to sieć znacznie lepiej spełni swoją rolę.

3.2 Duże targi są jak pobyt w dużym mieście – dużo, kolorowo i można spotkać wielu ludzi. Ale kraj leży za miastem i jeżeli chcesz dotrzeć z nowym produktem postaraj się być bliżej ludzi, co oznacza imprezy mniejsze, lecz bliżej potencjalnych klientów.

3.3  ustal przede wszystkim budżet jakim dysponujesz na imprezę – w zależności od niego – będziesz wiedział co planujesz.

3.4 Na targach, jak na każdej imprezie która „żyje”, zdarza się że występują nieprzewidziane wydatki, miej rezerwę byś mógł sobie z tą sytuacją poradzić. 

3.5 Przeprowadź rozmowę z Szefem i zapoznaj Go z twoimi przewidywaniami. Nie ukrywaj niebezpieczeństw, pokaż też pożądane skutki Waszej wyprawy.

Stoiska targowe poradnik wystawcy.4.1

Co będzie nam potrzebne? Pamiętajcie, by ustalić to kilka miesięcy przed planowanymi targami.

Z twojej strony: data, lokalizacja i nazwa targów. Jak duże stoisko pragniecie mieć. czy będą wam potrzebne specjalne czy standardowe meble.

Wiedza, najlepiej w formie wykazu, co chcecie zaprezentować na imprezie.

 Jakie macie życzenia, co do wyposażenia stoiska – chodzi tu o zaplecze, szatnie. Czy życzycie sobie obsługi barowej, ekspresu do kawy, baristy, hostess?   

4.2 Skąd pozyskać tą wiedzę? Gdy ustalicie jaka impreza, to zwróćcie się do organizatora  o : plan miejsca gdzie będzie odbywać się wydarzenie. najlepiej by plan ten pokazywał umiejscowienie waszego stoiska. Ważne jest też to by widoczny był na tym planie dostęp do mediów: prądu, wody, kanalizacji . Zwłaszcza przy targach gastronomicznych ma to kolosalne znaczenie.

4.3 Jeżeli macie ciężkie eksponaty, sprawdźcie czy hala gwarantuje możliwość wjazdu ciężkich wózków, i czy stoisko będzie dostępne  dla ustawienia tych eksponatów. 

4.4 Usytuowanie stoiska . Bardzo ważna sprawa! Jeśli masz dostęp do planu stoisk i możliwość wpływu na to gdzie twoje stoisko się znajdzie nie zaniedbaj sprawdzić jak twoje stoisko jest usytuowane w stosunku do: 

4.4.1 Wejścia/wyjścia

4.4.2 Szlaku komunikacyjnego

4.4.3 Sal konferencyjnych lub estrad przeznaczonych dla konkursów i publicznych prezentacji

4.4.4 WC

4.4.5 Restauracji

4.5.1 Ważne są także przeszkody – słupy/filary zasłaniające stoisko, niskie sufity, źle oświetlone miejsca, ślepe korytarze i umieszczenie stoiska w pobliżu zaplecza kuchni restauracji (zapachy).

Stoiska targowe poradnik wystawcy.5.0

Z kim to zrobić? Czy zaufać organizatorowi i jego ekipie oferującemu pakiety targowe?

Czy wybrać stoisko w „przegródkowie” i z pomocą zewnętrznej ekipy zrobić coś co się nazywa „stoiskiem autorskim”?

Wynająć zewnętrzną firmę która pod twoim przewodem zaprojektuje i zbuduje stoisko od podstaw?

A może kupić stoisko do samodzielnego składania?

Jak mówią naukowcy „to zależy”

5.1 Jeżeli jesteś początkujący w targach/lub wystawiacie się rzadko, to pakiet od organizatora ma sens. Jeżeli dodać choć „liźnięcia autorskiego” to będzie dobry ruch.

5.1.1 Stoisko autorskie w przegródkowie. Bez kosztów stoiska indywidualnego, można mieć dobre i oryginalne stoisko . koszt większy niż pakiet, lecz mniejszy niż stoisko indywidualne.

5.1.2 Stoisko indywidualne. jeżeli chcesz by twoja firma wyróżniała się wśród innych to to jest najlepsza opcja. odpowiednio miksując elementy, takie jak expozytory, meble, wyposażenie można stoisko dostosować do każdej imprezy w której będziecie brali udział. Choć początków będzie się wydawało „drogo” to możność wielokrotnego użycia elementów stoiska spowoduje znaczącą obniżkę kosztów.

5.2.1 Powyższe pytania można rozstrzygnąć dwojako: Zosią-samosia i zrobić wszystko samemu. W przypadku małych i rzadkich imprez jest to możliwe. Ale w przypadku imprez średnich dużych i największych – zewnętrzna firma organizująca i budująca stoiska jest niezbędna.

5.2.4 Rozstrzygnęliśmy wszystko , stoisko stoi wyposażone i gotowe do imprezy. 

5.A. 1 W ostanim punkcie wyprzedziliśmy nieco czas. Równolegle: Ustalamy jakie środki marketingowe (oprócz) stoiska i wystawionego tam naszego dorobku zastosujemy. 

Najważniejsze z nich to zaproszenia. Mogą być skierowane zarówno do hurtowników, jak i klientów końcowych. Ważne by zostało wysłane co najmniej na 10/14 dni przed imprezą. By klienci/ zaproszeni mogli dostosować swoje kalendarze.

5.A.2  Jak duże ogłoszenie damy w katalogu/informatorze  targów . Czy skromnie pozostaniemy jedynie w rejestrze wystawców. Rejestr to taka krótka notka katalogowa, najczęściej w porządku alfabetycznym podająca minimum informacji o nas i umiejscowienie stoiska.

5.A.3 Targi to królestwo katalogów , ulotek , broszur- czyli poligrafia w natarciu. Musisz ustalić co będzie głównym „koniem roboczym”  imprezy.  Bo na imprezie możesz promować całość firmy lub jej poszczególne działy, czy produkty.  Mimo tego powinieneś mieć materiały ogólne o twojej firmie razem z wizytówką działu sprzedaży są one źródłem ogólne wiedzy o twojej firmie . O ile jest to impreza specjalizowana – poświęcona jednemu produktowi lub działowi firmy – konieczne są prospekty i ulotki traktujące o tym dokładnie produkcie. Bardzo dobrze sprawdzają się tu instrukcje obsługi. 

5.A.4 Materiały te powinny być wydrukowane  na kilka tygodni (najlepiej ok trzech miesięcy) przed targami, tak by móc zgrać szatę graficzną druków z szatą graficzną stoiska.

5.A.5 Jeżeli są to targi regionalne to możesz wydrukować i umieścić w pobliżu miejsca imprezy kilka bilbordów. Regionalna prasa, radio i telewizja też są bardzo przydatne. Zwłaszcza gdy targi dotyczą czegoś co może zyskać dużo potencjalnych klientów w regionie np. grille w okolicach turystycznych. 

5.A.6 Jeżeli chcesz się reklamować nazwą lub sloganem przemyśl wydrukowanie ich na balonikach i rozdawanie ich przed wejściem i przy wyjściu z miejsca imprezy. Gwarantuję, wszyscy chętnie wezmą.

5.A.7 Podarunki. Podarunki są wartościowym (dosłownie) sposobem na zjednanie pamięci kontrahenta. Ale warto przemyśleć pewne związane z tym problemy. omówimy je tu pokrótce:

– jak duży budżet możesz przeznaczyć na podarunek?

– korzyść jaką odniesie ( i dobrą pamięć) obdarowany. np zajmujesz się energią ? podaruj akumulatorki albo power banki.

– co zamierzasz przekazać podarunkiem?

– kto jest adresatem podarunku?

– czy trzeba, i jeśli tak to jakie spełnić warunki by dostać podarunek.

– jak uzasadnisz obdarowanie klientowi?

Jak widać jest to kategoria marketingowa która wymaga szczególnego namysłu.

 5.A.8 Zakwaterowanie. Jeżeli decydujesz się na imprezę, to często pierwszym krokiem w jej organizacji jest sprawdzenie możliwości zakwaterowania w okolicach targów. W niektórych destynacjach targowych hotele i kwatery należy zamawiać tuż po zakończeniu bieżącej imprezy. Miej to na uwadze!

5.A.9  Hotel czy kwatera? Naszym  zdaniem: hotel . Łatwość podzielenia pokoi, łazienki, restauracja, parking. Możliwość zorganizowania odprawy przed targowej w sali konferencyjnej którą każdy (prawie) hotel ma. 

5.A.10 Personel obsługujący stoisko musi być dobrany w ten sposób by łączył dwie cechy: łatwość nawiązywania kontaktów i fachowość. Przynajmniej większość z nich.  Można spróbować dobrać ich w pary: wygadany i sympatyczny handlowiec i mniej wygadany , ale  za to kompetentny fachowiec.

5.A.11 Hostessa lub hostessy. Poważna sprawa. Hostessa musi kompetentnie witać gości i sprawować pieczę nad rejestracją gości, zebraniem ich danych lub wizytówek. Niektórzy z wystawców wolą zabrać ze sobą sekretarkę z działu marketingu, ale nie zawsze to jest możliwe.

5.A.12 Poczęstunek lub Bar. Murowanym punktem każdego stoiska jest stoliczek/ stoliczki ze przekąskami i napojami. można to zrobić skromnie, czyli woda i zestawy ciasteczek i słonych przekąsek. Lub na bogato- kawa, ciasto lub mała przekąska.  Można też powierzyć rzecz fachowcom i zaprosić baristę lub barmana z ich sprzętem. To rozwiązanie całościowe i gwarantujące spokój z tej strony. Należy tylko dokonać wyboru wariantu poczęstunku na początku planowania stoiska by mieć pewność że barman/barista będzie miał gdzie rozłożyć się ze swoim sprzętem.

5.A.13 Serwis exploatacyjny . Na stoisku zawsze masz coś co w pierwszych godzinach targów może nie zadziałać, może nastąpić awaria – potrzebny jest ktoś kto poprowadzi eksploatację stoiska. Przeważnie jest to ktoś z firmy która stoisko budowała, a jeśli masz stoisko DIY to często taką osobą będziesz – Ty.  Trzeba mieć zawsze zapas przedłużaczy (ich zawsze brakuje) żarówek, zapasowych kluczy do zamykanych magazynków. I pogódź się z tą myślą – zawsze zabraknie tego – czego nie masz.

5.A.14 Serwis sprzątający. Organizator przeważnie zabezpiecza serwis sprzątający i w kwestionariuszu wystawcy można tę opcję sobie zagwarantować. Lecz musisz wiedzieć że niekiedy ci ludzie przyjdą na twoje stoisko bardzo późno wieczorem lub bardzo wcześnie rano. Dlatego też dobrym rozwiązaniem jest utrzymywanie porządku w swoich rejonach przez handlowców, hostessy i pozostały personel stoiska. Obsługa eksploatacyjna stoiska też może spełniać rolę serwisu sprzątającego, tu należy umawiać się indywidualnie.

Mamy to wszystko zrobione  i ustalone? Wygląda strasznie, szczególnie za pierwszym razem, ale nie lękajcie się jak mawiał klasyk! im więcej potu w biurze w fazie planowania, tym więcej przyjemności na targach.
Ostatnie godziny poświęć na odpoczynek. Pierwsze godziny targów to zazwyczaj pandemonium krzyżujących się poleceń, spraw i drobnych problemów. Wypoczęty zachowasz dystans i zdrowy rozsądek. A do południa wszystko się uspokoi.

6.1.1 Wstań co najmniej o  45 minut wcześniej niż wydaje się że powinieneś. Zjedz śniadanie (lub zabierz je ze sobą) , to bardzo ważne . W pierwszych godzinach targów będziesz bardzo zajęty uruchomieniem stoiska i nadaniu wszystkiemu właściwego biegu. 

Przygotuj się na możliwe awarie prądu. Wszyscy na stoiskach włączają wszystkie możliwe urządzenia – sieć (w dużej mierze prowizoryczna ) jest bardzo obciążona i możliwe są awarie i chwilowe zaniki prądu. Dotyczy to zwłaszcza targów gastronomicznych.

6.1.2 Ubiór na stoisku. Dobrze zaprojektowane stoisko zawsze ma szatnię. Umożliwia to zmianę garderoby na bardziej galową w której powitamy gości, a kobietom umożliwi też zmianę obuwia, co jak wiadomo świetnie wpływa na poczucie wygody i elegancji.

Strój niech będzie wygodny, lecz galowy by choćby samym strojem okazać szacunek odwiedzającym nasze stoisko.

6.1.3 Przedłużacze. miej zawsze w pogotowiu dodatkowe przedłużacze. Zawsze (mimo planowania) potrzebne są dodatkowe gniazdka. 

6.1.4 W kontaktach z klientami nie bądź namolny, lecz zawsze bądź świetnie poinformowany . Pamiętaj o regionalizmach: czasami odwiedzający stoisko zwiedzający/klienci mówią „prosto z mostu” o tym czego się spodziewają po twoich produktach, a niektórzy kluczą, wprowadzają dygresje, by dopiero na sam koniec rozmowy przejść do interesującego ich tematu. uprzedź o tym obsługę stoiska. dobrym rozwiązaniem nakierowującym dyskusję jest karta klienta. Wypełnianie karty w czasie rozmowy pozwala na skonkretyzowanie wypowiedzi : klientowi i tobie.

6.1.5 Zostawianie śladu. By klienci zostawiali ślad po swojej bytności na stoisku miej przygotowany pojemnik na wizytówki (szklana kula). Na wielu targach, zwłaszcza na zachodzie, bez wizytówki nie masz wstępu na prezentowaną na stoisku wystawę produktów.

Wizytówki to wzajemne zobowiązanie. Po targach wyślij na adresy umieszczone na wizytówkach krótkie podziękowanie za wizytę, możesz też dołączyć krótki kwestionariusz w którym zapytasz klienta jakie twoje produkty go zainteresowały. Z doświadczeń wynika że jeśli zrobisz to w ciągu 10 dni od targów to uzyskasz dobry efekt handlowy.

6.1.6 Wieczór pierwszego dnia. Goście napływają na stoisko w dużej liczbie od 10.00 do ok.15. zwłaszcza pierwszego  dnia trzeba dwoić się i troić by utrzymać wszystko w ryzach. Typowymi w tym dniu są drobne awarie (bezpieczniki), czasami małe braki w kuchni. 

Należy zachować humor i starać się wszystko rozwiązać nie urażając żadnej ze stron. pamiętając oczywiście że jesteśmy tu by  zdobyć klientów. Czas biegnie nieubłaganie, i nadciąga wieczór pierwszego dnia. Należy pozbierać i umieścić w bezpiecznym miejscu wypełnione karty klienta (najlepiej zabrać je ze sobą). Uzupełnić stojaki z prospektami, sprawdzić czy po pierwszym dniu starczy materiałów reklamowych na dni następne.  Expozytory produktów powinny być uzupełnione, można to zrobić również następnego dnia rano, jeżeli nie zabiera to dużo czasu. 

6.1.7 Jeżeli zamawiałeś ochronę, to powinna się ona zjawić około pół godziny przed końcem targów. Oprowadź ochroniarza po stoisku i wskaż mu „czułe miejsca” stoiska, tak by zwrócił na nie uwagę podczas dyżuru.

6.1.7.1 Jeżeli firma która postawiła stoisko zapewniła również konserwatora na czas exploatacji to powinien on zostać poinformowany o ewentualnych usterkach w działaniu stoiska. jeżeli serwis sprzątający został zamówiony na wieczór zapewne się z nim spotkasz, jeżeli na rano, to powinieneś się z nim spotkać rano. Wyłącz bezpieczniki które można wyłączyć, zamknij to co powinno zostać zamknięte. Koniec pierwszego dnia! przeżyłeś to znaczy że zwyciężyłeś. Wróć do hotelu i mimo adrenaliny postaraj się uspokoić i  zasnąć. Jutro też jest dzień.

6.1.8 Kolejne dni nie będą już tak emocjonujące, choć wypełnione pracą. Można pozwiedzać targi, może spotkać się z ze znajomymi i konkurentami. Przeważnie drugiego dnia przybywają najważniejsi klienci, goście. Przygotuj się  na spotkania, być może wspólny posiłek z niektórymi. Ale zakrapiane spotkania pozostaw  na „po zamknięciu „ stoiska. 

7.1.1 I po targach. Czas demontażu, lub popularnie „demolu”. Po kilku dniach budowy stoiska, dopieszczania szczegółów ekspozycji, cała ta scenografia ma zniknąć w ciągu kilku godzin. Bądź na to przygotowany!  

7.1.2 W czasie ostatniego dnia. Rano zrób przegląd materiałów reklamowych i jeżeli zostało ich dużo, to może warto część z nich wynieść do samochodów handlowców lub personelu stoiska. Jeżeli masz wartościowe podarunki, to sprawdź ile ich „zeszło” i nadmiarowe też zabezpiecz tak by można je było usunąć ze stoiska w bezpieczny sposób. 

Ostatnie godziny większości imprez to narastający chaos. Pojawia się dużo „oglądaczy” i niestety też zaczynają często znikać różne przedmioty ze stoiska. Miejcie to na uwadze i im bliżej końca dnia tym bardziej uważajcie na te przedmioty. 

7.1.3 Często przy końcu targów personel marzy jedynie „by to wszystko się skończyło”, by zapobiec ucieczce ze stoiska uzgodnij ze wszystkimi ich zadania przy demontażu. co kto zabiera, kto z kim wyjeżdża itd. sam pamiętaj o zgromadzonych kartach klientów, zebranych wizytówkach i innych informacjach od potencjalnych klientów. Utrata tej bazy danych sprawiłaby że cała impreza byłaby bezwartościowa.

7.1.4 Przybycie firmy demontującej stoisko.  W większości przypadków forpoczty firmy demontującej przybywają jeszcze przed zakończeniem imprezy. Ich samochody zajmują strategiczne pozycje, tuż koło bram i drzwi którymi będą wyjeżdżać eksponaty i elementy stoisk. 

7.1.5 Koniec! Przez głośniki organizatorzy ogłaszają koniec imprezy! Wtedy zaczyna się coś co wygląda jak paniczna ucieczka owiec. 

Zachowaj spokój! odpraw tych z personelu którzy już nie będą potrzebni. Jeżeli masz na stoisku drogie lub skomplikowane eksponaty , razem z ludźmi którzy mają je demontować ustal lub potwierdź  kolejność ich demontażu i pakowania , dobrze jest je oznaczyć taśmą firmową tak by móc je w każdej chwili rozpoznać. W większości przypadków nie znasz ekip demontujących, a w zamieszaniu często giną drogie lub unikalne rzeczy. Oznaczenie ich ułatwi śledzenie ich drogi do samochodów którymi wrócą do domu.

7.1.6 Ustal z kierownikiem ekipy demontującej jak długo planują demontaż, pokaż też elementy stoiska które chcielibyście zachować i odebrać je później.  Gdy upewnisz się że najważniejsze lub najdroższe eksponaty bezpiecznie wyjechały w drogę powrotną, wymień się z kierownikiem ekipy demontującej stoisko telefonami. 

7.1.7 Wreszcie możesz wrócić do hotelu lub do domu. Zachowaj czujność jeszcze około dwóch godzin. jeśli w tym czasie „demontaż” nie zadzwoni – to znaczy że misja zakończona. Wyśpij się! nadchodzi czas segregowania owoców pracy.

I tak naprawdę to najważniejsza część targów.

autor artykułu to Tatjana Kobuszewska masz pytania ? Zadzwoń !Zapraszamy!