Jeśli w firmie zdecydowano że Ty będziesz tym „kto musi ogarnąć te targi”, ten tekst jest dla ciebie.
Dla nas targi to codzienność. Dla ciebie to prawdopodobnie jedno z kilkudziesięciu zadań w roku, wracające raz albo dwa razy. Trudność nie polega na tym, że czegoś nie umiesz — tylko na tym, że nie masz jak wiedzieć, o co zapytać, zanim będzie za późno, żeby to załatwić.
Ten poradnik to drugi rozdział serii dla wystawców — po checkliście przygotowań opisuję obsługę stoiska w trakcie samych targów: od dnia klienta, przez dyżury i awarie, po ostatni dzień. Nie z perspektywy porad ogólnych, tylko z perspektywy pracowni, która stoi obok twojego stoiska i widzi, co idzie nie tak. Tatjana Kobuszewska, TRK System od 1993.
Dwa pojęcia, które będą ci potrzebne
Dzień klienta — dzień poprzedzający otwarcie targów, w którym wprowadzasz na gotowe stoisko swój sprzęt i eksponaty. Wtedy wszystko podlega próbom i sprawdzeniu. To dzień o przedłużonych godzinach pracy — albo pracy do skutku.
Halowy — elektryk, hydraulik lub technik z serwisu technicznego obiektu targowego. Jedyna osoba uprawniona do wejścia do rozdzielni i do instalacji hali. Zapamiętaj to słowo, bo na hali wszyscy go używają.
Dzień klienta i poranek dnia pierwszego
Wszystkie problemy targów kondensują się w pierwszą godzinę pierwszego dnia. Najlepszy montaż przed tym nie chroni, bo rano wszyscy włączają wszystko naraz — zabezpieczenia, wentylacja, ekspresy, ekrany, oświetlenie sceniczne.
Dlatego dzień klienta jest ważniejszy, niż wynika to z harmonogramu. To wtedy sprawdza się instalacje przy obciążeniu sieci zbliżonym do targowego, bo większość stoisk w hali jest już praktycznie gotowa. Jeśli coś ma się nie zgodzić, lepiej żeby okazało się wtedy, a nie dwadzieścia minut przed wejściem pierwszych zwiedzających.
Co masz zrobić w dniu klienta, zanim wyjdziesz z hali:
- Włączyć każde urządzenie, które ma pracować na targach, i zostawić je na chwilę pod obciążeniem. Nie „sprawdzić, czy się zapala”.
- Puścić prezentację na ekranie do końca, na docelowym sprzęcie i docelowym kablu.
- Sprawdzić, czy woda odpływa, nie tylko czy leci.
- Ustalić z ekipą montażową, kto jest na hali jutro rano i od której godziny.
Cztery rzeczy, które musisz mieć załatwione przed otwarciem:
- Numery do halowego elektryka i hydraulika — wpisane do telefonu osoby, która jest na stoisku od rana, nie zapisane na kartce w teczce.
- Kierownik hali poznany osobiście i sprawdzone, gdzie urzęduje. Telefony do niego są przeważnie zajęte — realnie sprawy załatwia się, idąc do jego biura. Warto się pokazać, zanim cokolwiek się zepsuje. Wtedy jesteś „ten od 4C-12″, a nie „jakiś człowiek z pretensjami”.
- Numer halowy twojego stoiska w pamięci. Personel hali posługuje się numerami, nie nazwami firm. Zgłoszenie „awaria u nas, na stoisku firmy X” nie trafia nigdzie.
- Godziny zmian obsługi technicznej. „Przyjdą jutro” bywa równoznaczne z „przyjdą po otwarciu targów”.
Do tego rzecz, której nie da się załatwić telefonem: wstań wcześniej, niż ci się wydaje. Kiedyś poranki dnia pierwszego były głównie o awariach elektrycznych — dziś, przy dzisiejszej jakości osprzętu, jest ich znacznie mniej. Zamiast nich doszły korki i bramki, przy których jedni piszą o wejściówki, drudzy już je mają, i robi się zamieszanie.
Obsada stoiska — o czym zdecydować przed wyjazdem
To jest część, której nikt za ciebie nie zrobi, bo dotyczy twoich ludzi. Ile osób i w ilu zmianach — o tym pisałam w checkliście przygotowań. Tutaj trzy rzeczy, które widać dopiero na hali.
Kto jest umówiony. Sprawdza się rozwiązanie, w którym każda osoba z zespołu ma listę pięciu-ośmiu klientów do obsłużenia osobiście: telefon dzień wcześniej, konkretna godzina, dwadzieścia minut rozmowy. Reszta odwiedzających to ruch, który obsługuje się na bieżąco. Bez takiej listy targi zamieniają się w cztery dni czekania.
Kto jest na hali rano. To wygląda banalnie, ale bywa najsłabszym punktem całej obsługi targów. Zdarza się „efekt urwania się z łańcucha” — impreza integracyjna do późnej nocy i poranek zaczynający się z opóźnieniem. Ustal to wcześniej i wskaż jedną osobę odpowiedzialną za otwarcie stoiska.
Kto zbiera kontakty i gdzie one lądują. Nie chodzi o system, tylko o to, żeby wizytówki nie rozeszły się po kieszeniach marynarek. Kontakty zebrane pierwszego dnia najlepiej uporządkować tego samego wieczoru — po trzech dniach zlewają się w jedną stertę, a szczegóły rozmów wyparowują.
Ze strony TRK System każdy dzień targowy to stan podwyższonej gotowości. Jeśli tylko możemy, jesteśmy na stoisku pierwsi i czekamy na twoją załogę.
Ruch na stoisku — co ustalasz z wykonawcą, a co zależy od ciebie
Podział jest prosty. Wykonawca odpowiada za to, żeby dało się po stoisku poruszać. Ty odpowiadasz za to, co się na nim mówi.
Po naszej stronie leży takie zaprojektowanie dróg komunikacyjnych, żeby były czytelne dla zwiedzającego i zgodne z twoim briefem. To warto ustalić na etapie projektu, nie na hali:
- gdzie jest wejście, a gdzie strefa, w której da się spokojnie porozmawiać,
- czy zaplecze jest dostępne bez przechodzenia przez strefę rozmów,
- gdzie stoi poczęstunek, bo to on organizuje ruch bardziej niż cokolwiek innego,
- gdzie kończy się przestrzeń, w której zwiedzający czuje, że może wejść.
To samo dotyczy baru i wszelkich atrakcji. Jeśli planujesz barmana, baristę, degustację czy strefę pokazową — powiedz nam o tym przed projektem, nie w dniu klienta. Barman potrzebuje miejsca za ladą, wody, odpływu i mocy w konkretnym punkcie. Strefa pokazowa potrzebuje przestrzeni, która nie zablokuje przejścia. Sama treść — co się nalewa i co się pokazuje — jest po twojej stronie i ustalasz to ze swoim barmanem czy prowadzącym. Nasza rola kończy się na tym, żeby mieli gdzie i z czego pracować.
Kiedy drogi są czyste, ruch rozkłada się sam i nikt nie musi nikogo obchodzić dookoła.
Reszta to już twoja robota i tu pozwolę sobie tylko na kilka obserwacji z hali. Rozmowa ciągnąca się czterdzieści minut kosztuje kilka innych. Człowiek stojący z boku, którego nikt nie zagadnął, odchodzi po trzydziestu sekundach. A wizytówki zbierane bez żadnego porządku następnego dnia są już tylko stertą papieru, przy której nikt nie pamięta, kto był kto.
Co się może zepsuć i co z tym zrobić
Największe kłopoty na dużych stoiskach biorą się z instalacji: zaplecze, live cooking, bar dla gości. Instalacje elektryczne i wod-kan doprowadza się z istniejących kanałów hali. Zasilanie sprzętu kuchennego jest trójfazowe, wysokoprądowe. Na targach nie ma gazu — cały sprzęt pracuje na prądzie.
Wybija zabezpieczenie
Klasyka poranka dnia pierwszego lub drugiego.
Najważniejsza rzecz do zrozumienia: dopływ prądu jest z jednego źródła. Jak padnie, to padnie. Na stoisku targowym nie istnieje coś takiego jak rezerwowe zasilanie z drugiego przyłącza — to nie jest scenariusz, na który przygotowujesz się przełącznikiem. Przygotowujesz się wcześniej albo wcale.
Co realnie zmniejsza ryzyko:
- Urządzenia chłodnicze zasilane są całodobowo, z osobnych obwodów — te obwody zamawia się oddzielnie u organizatora. Nie wchodzą w standardowe przyłącze stoiska. To pozycja, o której najłatwiej zapomnieć przy zamawianiu mediów, a jej brak oznacza rozmrożoną ekspozycję rano. Sprawdź to w swoim zamówieniu jeszcze dziś.
- Zamawiaj moc z zapasem. Liczy się nie suma z tabliczek znamionowych, tylko realny pobór z uwzględnieniem prądów rozruchowych sprężarek. Domawianie mocy rano w dniu otwarcia to loteria — jeśli w ogóle jest co domawiać.
- Nie włączaj wszystkiego naraz. Rozłożenie startu urządzeń w czasie kosztuje kwadrans i rozwiązuje większość problemów.
- Do rozdzielni wchodzi wyłącznie halowy elektryk. Ani ty, ani twój wykonawca, ani najbardziej rezolutny kucharz.
Wyciek wody
Najbardziej podstępna z awarii, bo bywa na tyle mała, że nie widać jej od razu, a potrafi zdeformować podłogę pod kluczową strefą stoiska.
W Hendi 2019 zdarzyło się to u nas. Rozwiązanie: nocna wymiana podłogi po pierwszym dniu targów. Bar!Up — którego ideą był pomysł Maxa Warno — który został przeniesiony do strefy konkursowej po pierwszym dniu targów został rozłączony z wodą i kanalizacją , a oba te przyłącza starannie zabezpieczone
Twoja rola jest tu jedna: zgłoś wilgoć od razu, nawet jeśli wygląda niegroźnie. zgłoszenie zacznij od firmy budującej stoisko. Zgłoszona wieczorem pierwszego dnia jest robotą na noc. Zauważona później może spowodować poważniejsze problemy.
Ekran i multimedia
Ekrany sprawdza się w dniu klienta, razem z resztą instalacji — to jest moment na wykrycie przegrzewania, luźnego kabla czy niepasującego złącza.
Na same targi zabiera się natomiast zapas: kable HDMI i baterie do pilotów. Zwłaszcza baterie. Sprzęt za kilkanaście tysięcy potrafi stanąć przez element za pięć złotych, którego nikt na hali nie ma na zbyciu.
Stłuczony eksponat
Zdarza się i zwykle nie jest niczyją winą. Rozwiązanie jest jedno: przywieź zapasowe egzemplarze tego, co stoi najbliżej przejścia.
Twój własny sprzęt — ekspres, piec, urządzenie demonstracyjne
Tu granica jest ostra i lepiej znać ją wcześniej niż w środę rano. Awaria sprzętu wystawcy jest sprawą wystawcy. Rolą wykonawcy stoiska jest doprowadzenie zasilania o właściwych parametrach i podłączenie urządzenia — nie jego serwis.
Co z tego dla ciebie wynika: miej kontakt do serwisu swojego sprzętu na czas targów i sprawdź, czy ktoś z twoich ludzi umie to urządzenie zresetować. A przy zamawianiu mocy pamiętaj, że ekspres bywa jednym z najbardziej prądożernych urządzeń na stoisku, choć przy liczeniu zapotrzebowania regularnie się o nim zapomina, bo „to tylko ekspres”.
Lista, którą warto mieć w telefonie przed pierwszym dniem: halowy elektryk, halowy hydraulik, technik audio-wideo, serwis sprzątający, catering, serwis twojego sprzętu. Nie w momencie, kiedy coś już padło.
Ostatni dzień — czego nie robić
Ostatni dzień targów jest zwykle najsłabszy pod względem liczby odwiedzin i wtedy pojawia się pokusa, żeby zacząć się zwijać. Nie rób tego, i to nie tylko z powodów handlowych.
Część hal, zwłaszcza niemieckich, nakłada kary zarówno za opuszczenie stoiska przed oficjalnym zamknięciem targów, jak i za wcześniejsze rozpoczęcie demontażu. Kara dotyczy samego faktu, nie skali: pakowanie eksponatów do walizki na dwie godziny przed końcem liczy się tak samo jak wykręcanie ścianek. Organizatorzy tego pilnują, bo puste stoiska w ostatnim dniu psują wrażenie całej hali, za którą zwiedzający zapłacił.
Godzinę rozpoczęcia demontażu znajdziesz w regulaminie targów, nie w mailu potwierdzającym zamówienie. Warto ją znać wcześniej i przekazać ekipie demontażowej, bo różni się między obiektami.
Poza tym warto przygotować się na kilka rzeczy:
- Materiały drukowane — jeśli zostały, to informacja na przyszły rok, nie problem na dziś.
- Eksponaty demonstracyjne — sprawdź, czy przed transportem nie wymagają naprawy albo utylizacji.
- Zmęczony zespół — ostatni dzień jest najgorszy pod względem samopoczucia. Wspólny posiłek działa lepiej niż mobilizacja.
Sam demontaż to już następny rozdział — o tym w części trzeciej serii.
Uwaga na koniec
Po trzydziestu latach patrzenia na to z drugiej strony baru, widać jedną prawidłowość: spokojne targi to nie te, na których nic się nie psuje. To te, na których wcześniej ustalono, kto co robi, kiedy coś pójdzie nie tak.
Różnica między wystawcą, który trzeciego dnia jest wypoczęty, a tym, który biega po hali, rzadko bierze się z jakości sprzętu czy budżetu. Bierze się z kilku godzin poświęconych wcześniej — na dzień klienta przeprowadzony rzetelnie, na rozmowę z kierownikiem hali, na zamówienie mediów z zapasem.
Nie ma tam miejsca na perfekcjonizm. Jest miejsce na operacyjny spokój — a on jest wynikiem decyzji podjętych na długo przed otwarciem.
Stoisko ma działać i zarabiać, nie być ładne w teorii.
— Tatjana Kobuszewska, TRK System od 1993
Planujecie targi ?
Przygotujmy razem stoisko butikowe, średnie albo flagowe — od briefu po demontaż prowadzi to jedna pracownia. Wstępna wycena w 48 godzin.
FAQ co warto wiedzieć?
Na dwóch równoległych rzeczach. Po stronie wystawcy — dyżury zespołu, rozmowy z odwiedzającymi i zbieranie kontaktów. Po stronie wykonawcy zabudowy — obsługa techniczna stoiska: dyżur w dni targowe, reagowanie na usterki instalacji, kontakt z serwisem technicznym hali. W pracowni Tatjany Kobuszewskiej (TRK System) ta druga część jest elementem kompleksowej realizacji, od montażu przez dzień klienta po demontaż.
Wezwać halowego elektryka, czyli technika z serwisu obiektu — tylko on ma prawo wejść do rozdzielni. Typowa awaria to wybicie zabezpieczenia rano, gdy wszystkie urządzenia startują naraz. Zapobiega się temu przez zamówienie mocy z zapasem na prądy rozruchowe i rozłożenie startu urządzeń w czasie. Zasilanie stoiska pochodzi z jednego przyłącza — nie ma źródła rezerwowego, dlatego liczy się przygotowanie, nie plan awaryjny.
To dzień poprzedzający otwarcie targów, w którym wystawca wprowadza na gotowe stoisko swój sprzęt i eksponaty, a wszystkie instalacje podlegają próbom i sprawdzeniu. Obciążenie sieci w hali jest wtedy zbliżone do targowego, bo większość stoisk jest już praktycznie gotowa — to najlepszy moment na wykrycie problemów. Dzień klienta zwykle oznacza przedłużone godziny pracy.
Z osobnych obwodów pracujących całą dobę, które trzeba zamówić oddzielnie u organizatora targów — nie wchodzą w standardowe przyłącze stoiska. To pozycja, o której najczęściej zapomina się przy zamawianiu mediów, a jej brak oznacza rozmrożoną ekspozycję rano.
Wystawca. Awaria ekspresu, pieca czy urządzenia demonstracyjnego jest po stronie właściciela sprzętu. Rolą pracowni jest doprowadzenie zasilania o właściwych parametrach i podłączenie urządzenia, nie jego serwis. Warto mieć kontakt do serwisu własnego sprzętu na czas targów i zapasowe egzemplarze kluczowych eksponatów.
Sam fakt, że taka strefa będzie, i to przed projektem, nie w dniu klienta. Bar wymaga miejsca za ladą, wody, odpływu i mocy w konkretnym punkcie; strefa pokazowa — przestrzeni, która nie zablokuje dróg komunikacyjnych. Treść jest po stronie wystawcy — co się nalewa i co się pokazuje, ustalasz ze swoim barmanem lub prowadzącym. Rolą pracowni jest zapewnić warunki do pracy.
Nie. Część obiektów, zwłaszcza w Niemczech, nakłada kary zarówno za opuszczenie stoiska przed oficjalnym zamknięciem targów, jak i za wcześniejsze rozpoczęcie demontażu. Kara dotyczy samego faktu, niezależnie od skali. Godzina rozpoczęcia demontażu jest zapisana w regulaminie targów.
Tabela zawartości
- Dwa pojęcia, które będą ci potrzebne
- Dzień klienta i poranek dnia pierwszego
- Obsada stoiska — o czym zdecydować przed wyjazdem
- Ruch na stoisku — co ustalasz z wykonawcą, a co zależy od ciebie
- Co się może zepsuć i co z tym zrobić
- Ekran i multimedia
- Stłuczony eksponat
- Twój własny sprzęt — ekspres, piec, urządzenie demonstracyjne
- Ostatni dzień — czego nie robić
- Uwaga na koniec