Stoiska konferencyjne

Stoisko na powyższych imprezach zbiorczo nazwanych konferencjami

1. W zależności od zasobności twojej firmy i celu udziału w konferencji, należy odpowiednio zaprojektować stoisko i zastanowić się czy nie warto oprócz standu będącego twoją kwaterą główną nie umieścić na sali w której będą odbywały się wykłady, lub sali restauracyjnej, albo w korytarzu prowadzącym do nich ścianki i stojaka z twoimi materiałami reklamowymi.

2. Jeżeli jest duża konferencja bardzo często stawia się przy pomocy firmy zewnętrznej stoisko przypominające klasyczne stoisko na targach. Upraszcza się je w maksymalnym stopniu, jednakże zachowuje powierzchnię zarezerwowaną tylko dla ciebie. Jest tu miejsce dla rozmów, zaplecze i wystawka materiałów reklamowych. i często stawia się ściankę, wystawie roll-up, wywiesza banner na sali wykładowej lub restauracyjnej. Na tych obiektach umieszczamy info gdzie znajduje się stoisko i jeżeli firma bierze udział w prelekcjach, wykładach -to również info o tym gdzie i kiedy będzie można to zobaczyć i usłyszeć.

3. Pamiętajcie o wysokościach ścianek, roll-up’ów max 2,5 metra . To wynika z wysokości większości korytarzy.

Przygotowanie do konferencji

1. Przygotowanie do konferencji

Gdy podejmiemy decyzję o udziale w konferencji (lub podobnej imprezie) musimy odpowiedzieć sobie na pytanie o cel: czy będziemy prelegentami? Czy konferencja dotyczy głównego nurtu naszej działalności? A może chcemy złowić klientów bardziej wyspecjalizowanych , fachowych? Oczywiście wszystko też zależy od zasobności naszego budżetu na działania na tej niwie.

2. Stoisko na konferencję

Gdy budujemy stoisko przy pomocy firmy zewnętrznej działamy podobnie jak na targach. Organizator kilka tygodni przed imprezą przysyła nam plan rozmieszczenia stoisk i termin imprezy.

Tu trzeba zaznaczyć że jeżeli impreza jest cykliczna, to często termin jej jest znany nawet do roku wcześniej.

3. Przekazujemy firmie zewnętrznej plan rozmieszczenia stoisk, nakreślamy to co byśmy chcieli mieć na stoisku i jak mniej więcej ma też wyglądać stoisko od strony wizualnej. Po zapewne kilku konsultacjach mamy to wszystko ustalone, przekazujemy odpowiednie materiały reklamowe, upominki i to co uznamy za potrzebne firmie stawiającej stoisko. I spotykamy się na gotowym stoisku przeważnie dzień przed rozpoczęciem wydarzenia. Jest wtedy czas dla ostatecznego rozmieszczenia naszych materiałów i ewentualnego rozstawienia dodatkowych ścianek lub rollup’ów.

4. Jeżeli nasze stoisko jest zbudowane z elementów rozkładanych przez nas samych lub naszą ekipę to w zależności od stopnia skomplikowania tych ścianek możemy sobie pozwolić na przybycie nawet na kilka godzin przed startem imprezy. Warunkiem tutaj jest doświadczenie i sprawność w rozkładaniu elementów stoiska. A także wcześniejsze sprawdzenie aktualności danych umieszczonych na ściankach.

5. Przyjacielskie ostrzeżenie! Jeżeli nie sprawdzisz i nie przetrenujesz rozkładania i składania zabranego ze sobą sprzętu ryzykujesz stress i to że będziesz w plecy całą konferencję.

6. Jeśli nie wiesz gdzie dokładnie będzie twoje stanowisko zalecamy by wziąć ze sobą dodatkowe oświetlenie. Czasami standy stoją w korytarzach o słabym oświetleniu. Zresztą światło zawsze pomaga się wyróżnić z tłumu. I przedłużacze niezbędne do zasilenia ładowarek.

7. Stojaki na materiały

Konferencje są dosyć specjalistycznymi wydarzeniami. przybywający Przeważnie znają się na rzeczy. Czyli mniej ogólnych prospektów, więcej specjalistycznych materiałów. Można też rozważyć zabranie upominków nawet większej wartości niż na targi. Tu warto pamiętać o zamykanym schowku.

8. Kwiaty i dekoracja stoiska

Zdania są rozbieżne. Jedni chcą, drudzy nie. Do decyzji indywidualnej.

Konferencja

1. O ile przybywamy dzień przed konferencją, i zakwaterowanie mamy w tym samym miejscu co impreza zachowując zasady BHP i zasady zachowania się przedstawiciela firmy w delegacji, oglądamy miejsce w którym jest lub będzie nasze stoisko, o ile stoisko budowała firma zewnętrzna odbieramy stoisko po sprawdzeniu wszystkich jego funkcji. Jeżeli mamy zaplecze z lodówką, to sprawdzamy czy chłodzi i czy jest podłączna do gniazdka 24 godzinnego. Nic tak nie psuje humoru jak ciepłe soki i napoje.

2. Konferencje to wykłady, prelekcje i rozmowy mniej lub bardziej nieformalne. Przygotuj swoje, zwłaszcza małe, stoisko na to że nie zawsze będziesz na nim obecny. Niech foldery będą łatwo dostępne. A cenne rzeczy schowane. Jak zawsze magiczną rolę odegra szklana kula oznaczona napisem „na wizytówki”.

Dla tradycjonalistów można też wystawić analogowe arkusze kontaktowe.

3. Koniec konferencji, forum czy jak jeszcze organizator nazwał imprezę. Na około 2-3 godziny przed formalnym zakończeniem wydarzenia, daje się odczuć narastającą nerwowość. Nie poddawaj się trendowi!

Zachowaj spokój. Tak naprawdę to jest najlepszy czas na wstępne podsumowanie tego co zdążyłeś zdziałać w czasie konferencji. posegreguj wizytówki, w tej chwili jeszcze pamiętasz wrażenie jakie zrobił na tobie wręczający. Możesz zrobić notkę na odwrocie wizytówki. przejrzyj i sprawdź stan folderów, podarunków itd.

Jeżeli masz stoisko DIY to zacznij składanie rekwizytów nawet półgodziny po zakończeniu konferencji. Pierwsza „fala uciekinierów” już przepłynie przez windy, korytarze, parking. Wyjazd z parkingu i tak będzie zakorkowany jeszcze co najmniej godzinę. W tym czasie bez pośpiechu złożysz i uporządkujesz swoje rzeczy. Jeszcze tylko zjazd na parking. I do zobaczenia za rok!

…i po konferencji

Po konferencji. Sprawdź kompletność stoiska DIY. od razu napraw zauważone usterki. Jeżeli stawiała stoisko firma zewnętrzna napisz choć krótki emil : co było w porządku, co byś zmienił a co było źle.

I możesz przystąpić do najważniejszego: segregowania zdobytych kontaktów i przygotowaniem do zamiany ich w kontrakty.