Cena zależy od metrażu, formy zabudowy i lokalizacji. Oto orientacyjne widełki za realizację KOMPLEKSOWĄ w Warszawie (projekt + konstrukcja + grafika + montaż + demontaż + transport):
Stoiska butikowe do 10 m² — od 24 tys. zł netto. Małe, autorskie, do prezentacji jednej linii produktowej / jednego konkretnego doświadczenia.
Stoiska butikowe 20–30 m² — ok. 40 tys. zł netto. Standardowy format dla średnich realizacji premium.
Stoiska średnie 50–80 m² — wycena indywidualna, zwykle 60–80 tys. zł netto.
Stoiska duże 100–150 m² — ok. 100 tys. zł netto.
Im większe stoisko, tym lepszy stosunek cena/m² — od ok. 3 000 zł/m² (małe butikowe) do ok. 700 zł/m² (duże). To efekt ekonomii skali w konstrukcji.
W cenie standardowo są oświetlenie LED, multimedia i materiały dopasowane do projektu. Poza Warszawą — transport wyceniany osobno. Wyjazd zagraniczny, niestandardowe rozwiązania konstrukcyjne czy specjalne efekty (np. obrotowe konstrukcje, wielopiętrowość) — wycena indywidualna.
Najtańsza opcja na targach — szeregowa zabudowa organizatora (stoisko wynajęte) — to nie nasz cennik; opłata zależy od organizatora i typowo wynosi kilkaset zł/m². Czasami ulepszamy takie stoiska o autorskie elementy, ale projektujemy głównie hybrydy i zabudowy indywidualne.
Do tego dochodzą koszty po stronie organizatora — opłata za miejsce wystawiennicze, prąd, woda, internet — te płacisz wprost organizatorom hali, niezależnie od stoiska. Przy każdej wycenie pytam o pięć rzeczy: metraż, format (boczne / wyspa / czołowe / przegródka), branżę, czas trwania targów, czy stoisko ma być wielokrotnego użytku. Wyceniam w 48 godzin.

Zależy od skali i hali. Małe stoiska (do 30 m²) — 1 dzień. Średnie (30–100 m²) — 2 dni. Duże (powyżej 100 m²) — 3–5 dni. Niektóre hale wymuszają ekstremalne tempo — najtrudniejsza w Polsce jest EXPO XXI w Warszawie, gdzie Kongres Szefów Kuchni daje jeden dzień montażu i zaraz po wydarzeniu (do 18:00) demontaż „do zwycięstwa”. Dlatego dla nowych, nietypowych elementów robimy pre-montaż próbny w hali produkcyjnej — składamy te kluczowe fragmenty u nas, sprawdzamy każdy detal, dopiero potem jedzie na targi. Na hali ekipa składa gotowe, przetestowane moduły. Bez nerwów, bez improwizacji w nocy.

Tak — jeśli od początku jest zaprojektowane modułowo. Wtedy ta sama konstrukcja pracuje przez 3–5 lat na różnych targach, a zmieniają się tylko grafiki i drobne elementy ekspozycji. Mam klientów, którzy z jedną zabudową obsługują kilka wydarzeń rocznie i co dwa-trzy sezony robimy lifting zamiast budować od zera. Zaplecze magazynowe między targami trzymamy u siebie — zabezpieczone, gotowe do następnego wyjazdu. Przy klientach, którzy wystawiają się regularnie kilka razy w roku, magazynowanie często wchodzi w pakiet bez dodatkowych kosztów. Dla rzadszych — umówiona opłata. To radykalnie obniża koszt każdej kolejnej edycji.

U mnie obejmuje cały proces — od pierwszego briefu do podpisania protokołu po targach. Konkretnie: rozmowa o celach, projekt koncepcyjny + wizualizacje 3D, projekt techniczny pod produkcję, produkcja w hali pracowni, transport, montaż, asysta techniczna w trakcie targów (gdyby coś trzeba było poprawić w środku wydarzenia), demontaż, magazynowanie do następnej edycji. Plus wszystkie formalności z halą: zgłoszenia techniczne (prąd, woda, zawieszenia z konstrukcji dachowej), awizacje wjazdów, koordynacja z technicznym dyspozytorem hali. Klient zajmuje się rozmowami z odwiedzającymi — ja całą resztą.

Stoisko wynajęte to przeważnie szeregowa zabudowa zbudowana przez organizatora targów — najtańsza opcja, standardowy wygląd, klient płaci za miejsce + niewielką opłatę za zabudowę. Czasami ulepszamy takie stoiska o autorskie elementy (grafika, oświetlenie, drobne aranżacje), ale to nie jest nasza główna specjalność. Skupiamy się na dwóch innych formach:
Hybryda a la TRK — konstrukcja systemowa (modułowa, wielokrotnego użytku) uzupełniona o autorskie warstwy: oświetlenie LED, multimedia, grafika, zieleń, drobne elementy wykończeniowe. Wygląda jak indywidualny projekt premium, kosztuje znacznie mniej. Większość moich ostatnich realizacji to ten format.
Indywidualna zabudowa — projektowana od zera, niestandardowe materiały, nietypowe konstrukcje, pełna swoboda kreatywna. Wyższy koszt, dla największych projektów.

Standard wejściowy to 9–30 m² (3×3 do 6×5). Skala zależy od czterech rzeczy: branża (HVAC ma inne wymagania niż gastronomia), format hali (stoisko boczne, wyspa, czołowe), ile produktów masz pokazać, przewidywany ruch zwiedzających. Ważniejsze niż metraż jest wykorzystanie metrażu. Widziałam stoiska 100 m², które sprzedawały gorzej niż 9-metrowe — bo te 9 metrów było zaprojektowane z myślą o jednej konkretnej rozmowie handlowej, a 100 metrów było zastawionych przypadkiem. Lepiej zacząć od mniejszego, dobrze przemyślanego, niż od wielkiego, w którym się nie odnajdziesz.

Tak. Robimy stoiska na Anudze w Kolonii, Zoomark w Bolonii, Interzoo w Norymberdze, Hostmilano w Mediolanie i kilku innych targach europejskich. Logistyka międzynarodowa to transport, nasz wyjazdowy zespół, plus formalności specyficzne dla każdej hali. Każdy kraj ma swoje pułapki — Włochy mają inne wtyczki elektryczne (przejściówki obowiązkowe), Włosi swoje BHP (kask na drabinie pod karą wezwania nadzoru), Niemcy rygorystycznie przestrzegają swoich regulaminów, Francja ma swoje reguły. To są drobiazgi, które trzeba wiedzieć z doświadczenia, żeby montaż przebiegł bez wpadki w obcej hali.

Idealnie: 3–6 miesięcy przed wydarzeniem. Realne minimum dla stoiska systemowego z grafikami: 6–8 tygodni. Indywidualna zabudowa: minimum 3 miesiące, dla dużych projektów 4–6 miesięcy. Dlaczego tak wcześnie? Bo poza samym projektem dochodzą: produkcja (4–6 tygodni), zatwierdzenia formalne z halą (2–4 tygodnie), zamówienia materiałowe (zwłaszcza grafik dużego formatu — tu się czeka), pre-montaż próbny w hali pracowni. Czasem dzwonią klienci 2 tygodnie przed targami — w awaryjnych sytuacjach potrafimy zmobilizować zasoby i pomóc. Ale to ostatnia szansa, wymaga nerwów po obu stronach i zwykle podnosi koszt.

Pierwszy odruch klienta to wybrać główne arterie — bo „jest tłum”. Błąd. Na głównych arteriach zwiedzający idą dalej, nie zatrzymują się. Lepsze są: blisko strefy konkursowej (zwiedzający stoi i ogląda — masz czas, żeby go zaczepić), przy toaletach (każdy idzie kilka razy dziennie), przy gastronomii (ludzie wracają do tego samego miejsca), przy wejściu z parkingu (pierwsze i ostatnie wrażenie dnia). Wybór lokalizacji zaczyna się 6–12 miesięcy przed targami, bo organizatorzy rezerwują stoiska kolejnościowo. Im wcześniej zgłoszenie, tym lepszy plan hali do wyboru.

W Polsce najlepsze źródła to Polska Izba Przemysłu Targowego (polfair.pl — wyszukiwarka targów krajowych), Grupa MTP (grupamtp.pl — Poznań: Polagra, Itm, Tour Salon), Targi Kielce (targikielce.pl — Agrotech, Sacroexpo, Plastpol) i Ptak Warsaw Expo (warsawexpo.eu — Eurogastro, Coffee Europe, HVAC, Beauty Forum). W Europie głównymi punktami są: UFI Approved Events (ufi.org — lista wydarzeń ze znakiem jakości UFI) i AUMA (auma.de — niemiecka baza ponad 3500 targów wraz z terminami i danymi). Sprawdzaj zawsze u źródła (strony organizatorów), bo terminy bywają korygowane.