Table of Contents

Pierwsze targi.

Zawsze najtrudniejsze. Omówimy tu postacie graczy, których na pewno napotkasz na swojej drodze do stoiska doskonałego.

Hala targowa lub obiekt konferencyjny

Dziś w każdym większym mieście naszego kraju znajduje się obiekt w którym urządzane są targi.

W Warszawie, Poznaniu, Kielcach, Krakowie są to wyspecjalizowane obiekty w których mogą się odbyć targi każdego rodzaju włącznie z gastronomicznymi. Oczywiście liczba miast z obiektami wystawienniczymi cały czas rośnie.

A w miastach których nie wymieniłem dużą część imprez urządza się w zaadaptowanych na potrzebę chwili halach sportowych lub przemysłowych. Wszystkie duże hotele też mają sale konferencyjne o różnych gabarytach.

Właściciel hali przeważnie nie jest organizatorem imprez. Czasem jest. Nie ma reguły.

Właściciel hali zabezpiecza swoim personelem technicznym targi i imprezy. Ci ludzie znają obiekt jak własną kieszeń i w czasie montażu stoisk często są nieocenioną pomocą.

Organizatorzy

1. Organizatorzy. organizatorzy targów to firmy które często mają korzenie w różnych stowarzyszeniach, związkach grupujących np. elektrotechników, cukierników, kucharzy. Są też firmy które traktują targi jak imprezę dochodową i zajmują się różnymi rodzajami targów.

2. Organizatorzy często sami docierają do firm związanymi z kierunkiem targów , lub „łowią” zainteresowanych na specjalistycznych konferencjach. Dróg jest wiele, i każdy dociera tu własną ścieżką.

3. Gdy pierwsze ustalenia czyli jakie targi lub konferencja, w jakim terminie są za nami następuje faza druga: wybór miejsca w hali.

4. Organizator prezentuje nam plan miejsca imprezy w rzucie z góry. Na rysunku mamy zazwyczaj schematycznie zarysowane miejsca stoisk i rozplanowanie hali.

To bardzo ważny moment!

5. Powinniśmy wybrać miejsce które będzie odpowiadało naszym interesom. A te są następujące: zapewnić widzialność naszego stoiska, zmaksymalizować liczbę odwiedzających, postarać się by byli to ludzie zainteresowani naszą ofertą.

5.1. Widzialność: Na targach są często konkursy, pokazy, czasem nawet proste szkolenia- to jeżeli nasz towar lub my – bierzemy w tym udział, a nazwa naszej firmy padnie ze sceny – starajmy się umieścić nasze stoisko tak by było widoczne dla publiczności pokazów.

5.2 Pozycja branżowa rodzinna – umieśćmy się w pobliżu firm oferujących pokrewny asortyment- zainteresowani będą ściągali jak pszczoły do cukru- klienci będą mieli przegląd ofert i mamy więcej szans na kontakt z ludźmi zainteresowanymi naszą branżą. Przykładowo alejka firm oferujących piwo i napoje na jego bazie.

5.3 Usytuowanie komunikacyjne – najlepiej na skrzyżowaniu alej wyznaczających główne szlaki komunikacyjne targów. tu najlepiej sprawdzają się stoiska dostępne z trzech stron.

5.4 Metoda pierwszego i ostatniego obrazu. Umiejscawiamy się przy wejściu by wchodzący natykali się na nas tuż po wejściu na halę. Lub przy wyjściu byśmy byli ostatnim wabiącymi wystrojem stoiska i materiałami reklamowymi, i ostatnim obrazem pod powiekami zwiedzających.

5.5. Metoda – każdy musi tu przyjść- jest takie miejsce na targach które odwiedza bardzo dużo ludzi: toaleta. I jeżeli będziemy w pobliżu to mamy więcej szans zwabienia potencjalnych klientów.

5.6. Choć wydaje się że powyższe akapity są żartobliwe, to te metody działają i organizatorzy potrafią takie miejsca wyceniać nieco drożej niż standardowe .

5.7. Cięższym zadaniem są stoiska gastro na których będzie działała kuchnia i będą wydawane poczęstunki.

W pełni funkcjonalna kuchnia wymaga zasilenia w wodę, prąd i zaopatrzenia w kanalizację.

W halach przystosowanych do takich targów w podłodze obiektu są prowadzone kanały którymi wymienione media są doprowadzone. I często cały układ funkcjonalny stoiska zależy właśnie od umiejscowienia tych właśnie kanałów.

5.8 Organizator przedstawi nam, oprócz planu hali z rozplanowaniem stoisk, kwestionariusz wystawcy.

Będą w nim pytania o metraż stoiska, usytuowanie- co omówiliśmy wyżej, czy będziemy potrzebowali dodatkowych usług np. specjalnych podwieszeń u stropu hali, czy może będziemy potrzebowali dodatkowego dnia na montaż lub demontaż stoiska.

5.9. W dokumencie tym organizator zapyta nas o potrzeby energetyczne naszego stoiska. Musimy je znać. Dlatego projektując stoisko musimy wiedzieć z góry jakie zapotrzebowanie na moc elektryczną będzie miało nasze stoisko. Organizator dla standardowych stoisk daje też standardowe zasilenie, czasem, choć nie zawsze zawiera się w nim gniazdko 24-godzinne. Czyli takie które nie jest wyłączne po zakończeniu godzin pracy targów. Używamy tych gniazdek do podtrzymania pracy lodówek lub ładowarek akumulatorowych urządzeń prezentowanych na stoisku. Stoiska gastro oczywiście muszą zapewnić sobie tych gniazdek więcej.

5.10 Formularz wystawcy będzie jeszcze zawierał pytania o to kto będzie budował stoisko kto będzie obsługiwał, ile kart wejściowych i parkingowych będziemy potrzebowali.

Każdy organizator ma swój formularz, ale te pytania to podstawa i zetkniemy się z nimi zawsze.

5.11 Organizator jest odpowiedzialny za bezpieczeństwo targów. I z pewnością zażąda od nas polisy odpowiedzialności cywilnej. Oprócz tego trzeba przedstawić „strażakowi” certyfikaty o odporności ogniowej materiałów użytych na stoisku. Te dokumenty musimy dostarczyć przed imprezą i mieć je podczas targów.

Firma zewnętrzna budująca stoisko

Firma zewnętrzna zdejmuje nam z barków większość obciążeń wymienionych powyżej.

To zdecydowanie ułatwia skoncentrowanie się na osiągnięciu wyników które chcemy uzyskać poprzez udział w targach.

1. Nie łudźmy się że firma zewnętrzna jest rozwiązaniem na miarę magicznej różczki. Ale jesteśmy blisko.

2. Na pewno do nas będzie należał wybór miejsca stoiska. oczywiście FZ (firma zewnętrzna) może, a nawet powinna służyć konsultacją.

3. FZ zaprojektuje nasze stoisko według naszych wytycznych, i przy napotkaniu trudności pomoże nam, lub ostrzeże na etapie projektowania. Czasami coś co jest oczywiste na codzień, na targach jest niemożliwe. Lub będzie możliwe po wykupieniu dodatkowego dnia montażowego. Tę możliwość należy bezwzględnie sprawdzić u organizatora targów. Jeżeli nie będzie takiej możliwości to być może trzeba będzie zrezygnować części zaplanowanych działań na stoisku.

Pamiętajcie! Wizualizacja, choć ważna nie zastąpi rysunków montażowych

4. Dzięki wiedzy i doświadczeniu FZ kosztorys naszego udziału w targach będzie o wiele bardziej zbliżony do rzeczywistości.

5. Do naszych obowiązków należy poinformowanie FZ co chcemy na targach pokazać, co szczególnie wyeksponować, jakie pokazy planujemy.

6. Firma wystawiennicza sporządzi projekt stoiska. Projekt powinien składać się rysunków pokazujących ogólny wygląd stoiska, jak i szczegółowych rzutów pozwalających na dokładne umiejscowienie naszych eksponatów lub w przypadku stoisk targowych gastro lub demonstrujących ruchome eksponaty jak będzie rozwiązany przepływ publiczności . Szczególnie w przypadku stoisk gastro ważny będzie rzut- plan rozmieszczenia urządzeń w kuchni.

7. Projekty te po uwzględnieniu waszych uwag, będą zaprezentowane organizatorom by uzyskać wszystkie niezbędne akceptacje ze strony hali i organizatora.

8. Po akceptacji projektu i uzyskaniu zgód ze strony hali i organizatora, a także po zapłaceniu zaliczki przez zamawiającego, Firma wystawiennicza przystąpi do budowy elementów stoiska.

I teraz się zaczyna!

9. Gdy nadejdzie czas budowy stoiska, co przeważnie ma miejsce na około trzy dni przed rozpoczęciem imprezy targowej, w wyznaczonym miejscu i czasie pojawi się ekipa firmy wystawienniczej i rozpocznie budowę stoiska i ekspozycji.

10. Warto by w Twojej firmie wyznaczono przedstawiciela do kontaktu z firmą wystawienniczą w czasie budowy stoiska. Niekiedy warunki na miejscu wymagają konsultacji z wystawcą.

11. Warunki budowy stoisk dla osób bez praktyki targowej mogą być szokujące. Zwłaszcza pierwsze godziny gdy powstają dopiero pierwsze zręby stoisk, chaos jest normalnym stanem panującym w hali wystawienniczej.

Ten stan zmienia się z godziny na godzinę. Ekipy montażowe pracują praktycznie bez wytchnienia, często pod koniec pierwszego dnia montażowego można instalować pierwsze eksponaty lub zacząć wyposażać zaplecze kuchni.

12. W ostatni dzień montażowy firmy wystawiennicze pracują przeważnie od rana do zwycięstwa.

13. Równie ekscytującym jest pierwszy dzień targów gdy cała machina, zarówno ta zmontowana przez twoją firmę jak i cała impreza rusza. Napływające fale gości ustawiają się w kolejki przed wejściami.

14. Często ten dzień jest poświęcony rozruchowi stoiska. Zdarzają się mniejsze lub większe awarie. Awarie te przeważnie są błyskawicznie usuwane przez pozostałą na „eksploatację „ ekipę firmy budującej targi.

Gdy stoisko jest wyposażone w eksponaty które tylko montażyści z twojej firmy mogą uruchomić lub wyregulować – zadbaj o ich obecność na targach.

15. Dni targowe biegną szybko i oto koniec targów. Osoba z twojej firmy odpowiedzialną za demontaż stoiska powinna z firmą wystawienniczą ustalić kolejność i konieczność usunięcia waszych eksponatów ze stoiska. Jeżeli robi to ekipa z Twojej firmy to bądź przygotowany że demontaż exponatów może przeciągnąć do późnych godzin nocnych. Czasem przy demontażu firma wystawiennicza deleguje swoich pracowników do pomocy lub demontażu exponatów lub sprzętu wystawcy. Dla wystawcy jest to problem, o tyle że często widzi się tych ludzi pierwszy i ostatni raz. Warto by mieli na sobie „elementy szybkiej identyfikacji” np. opaski ustalonego koloru na ramionach. Pozwoli to na nadzór nad drogą demontowanych sprzętów do waszych samochodów. Warto to zrobić „to oznakowanie”, złe nie śpi i niejeden sprzęt rozpłynął się w powietrzu razem z „demontażystami”.

16. Firma wystawiennicza kończy demontaż, zwraca wszystkie wasze rzeczy jak pozostałe ulotki, zapomniane rzeczy. Bywa też tak że czasami elementy stoiska np. ekspozytory czy wykonane specjalnie meble czy podstawy mogą być użyte w siedzibie firmy. Firma wystawiennicza przywiezie i zainstaluje te elementu we wskazanym przez was miejscu.

17. O ile nie umówiliście się inaczej firma wystawiennicza przedstawi wam kosztorys powykonawczy. Będzie obejmował on wykonane podczas targów prace które nie były ujęte we wstępnym kosztorysie. Po ustaleniu ostatecznej ceny imprezy targowej Firma wystawiennicza wystawi fakturę końcową. Którą Wy w terminie opłacicie.

Tak w pewnym skrócie , lecz bez niedomówień i haczyków wygląda w ideale współpraca Wystawca – firma wystawiennicza.