Pełnomocnictwa i ubiór przedstawiciela klienta na montażu stoiska targowego

W kontekście organizacji targów, ubiór i wyposażenie i pełnomocnictwa przedstawicieli klientów odgrywają kluczową rolę. Choć temat ten rzadko pojawia się w dyskusjach dotyczących budowy stoisk targowych, jest niezwykle istotny dla zapewnienia komfortu oraz bezpieczeństwa podczas montażu. 

Pełnomocnictwa formalne i prawne

Wyposażenie obejmuje również komplet pełnomocnictw do podjęcia decyzji dotyczących montażu stoiska. Czasami zdarzają się nieoczekiwane sytuacje i ze względu na szybkość montażu, decyzja musi być podjęta natychmiast. Już w momencie podjęcia decyzji i wejściu w procedurę zamawiania powierzchni pod stoisko i środków technicznych niezbędnych ze strony hali powinno być wiadomo kto zostanie przedstawicielem zamawiającego na czas budowy stoiska. W czasie projektowania stoiska w związku z jego (stoiska) designem będziemy wiedzieli ile będziemy potrzebować punktów podwieszeń, punktów hydraulicznych i innych usług ze strony hali.  Te informacje muszą być znane ekipie budującej stoisko. Ponieważ wiedza o tym co zapewnia nam hala, determinuje skład ekipy.  Przedstawiciel również musi to wiedzieć i dysponować odpowiednimi dokumentami potwierdzającymi nasze zamówienia od hali i organizatorów.  Naprawienie ewentualnych błędów które mogą pojawić się w działaniach hali, bez tych dokumentów i pełnomocnictw może być trudne, a czasami niemożliwe.

Ekipa montażowa

Przedstawiciel zamawiającego w czasie prac montażowych nie powinien przeszkadzać ekipie montażowej. A już tym bardziej powinien unikać „ręcznego” nią kierowania.  Panem i władcą montażystów jest kierownik ekipy montującej. I to jemu należy zgłaszać wszelkie uwagi co do pracy jego ludzi.      

**** Hala targowa

  Hale targowe charakteryzują się specyficznymi warunkami, które mogą być zaskakujące dla osób nieprzyzwyczajonych do pracy w takich środowiskach. Zazwyczaj mają one dwa rodzaje wejść: główne i robocze. W dni montażowe czynne jest głównie wejście robocze, co wiąże się z przeciągami i niższą temperaturą. Dlatego ważne jest, aby przedstawiciele klientów byli odpowiednio ubrani. Niezbędne są ciepłe ubrania, takie jak bluzy czy kurtki, szczególnie w chłodniejszych miesiącach.  

**** Wejście na halę

  Wejście do hali w dni montażowe wiąże się z koniecznością spełnienia określonych formalności, takich jak uzyskanie przepustek(przepustki są wystawiane w czasie wypełniania kwestionariusza klienta na stronie organizatora targów. w większości przypadków nie uprawniają do wejścia w dni targowe). Oprócz tego, przedstawiciele powinni być odpowiednio wyposażeni w sprzęt ochronny. Minimalne wymagania to:

• Buty ze stalowym noskiem: Oprócz ochrony stóp, są one wymagane przez ochronę hali. Ich brak może skutkować mandatem.
• Hełm budowlany: Choć może wydawać się to zabawne, odpowiedni hełm może znacząco wpłynąć na komfort i samopoczucie podczas pracy.

Zaniedbanie tych kwestii może prowadzić do poważnych konsekwencji, zarówno zdrowotnych, jak i finansowych w przypadku ewentualnych wypadków.

Ubiór na montaż stoiska

Ubiór przedstawiciela klienta powinien być nie tylko funkcjonalny, ale także dobrze widoczny. Kluczowe elementy to:

• Profesjonalizm: ubranie eleganckie, lecz proste. Jesteśmy na placu budowy.
• Komfort: Ze względu na długie godziny spędzone na nogach, wygodne obuwie oraz odzież są niezbędne.
• Widoczność logotypu: Jeżeli ubranie przedstawiciela posiada widoczny logotyp firmy, tym lepiej. Niech wszyscy wiedzą kto tu stawia stoisko.

  Wyposażenie formalno- prawne

• Ogólna orientacja w sprawach targowych.  
• Przedstawiciel inwestora powinien mieć pełnomocnictwo do podejmowania decyzji dotyczących nieoczekiwanych zdarzeń mogących zajść podczas montażu zabudowy.
• Pełnomocnictwo powinno być na piśmie i zostać dołączone do planów i dokumentów stoiska.
• Bardzo pożądana jest umiejętność czytania rysunków na podstawie których budowane jest stoisko targowe.
• Ze względu na szybkość montażu przedstawiciel inwestora powinien umieć zachować zimną krew w nieoczekiwanych sytuacjach.

Przebieg montażu

Jeżeli przedstawiciel wystawcy przybywa na miejsce targu razem z ekipą firmy, to z planem stoisk w ręku udają się na miejsce w którym znajduje się działka stoiska. Przeważnie są to wyklejone narożniki które wyznaczają teren naszego stoiska. Czasem numer i nazwa zamawiającego wystawcy. Razem z szefem ekipy montażowej sprawdzają : umiejscowienie działki, jej wymiary i orientację, tak by była zgodna z projektem stoiska. Zabudowa stoisk powstaje tak szybko, że spotykane są błędy np. obrócenie stoiska o 90 stopni.  Przeważnie zaczyna się od montażu zaplecza które zamknięte na noc przechowa część narzędzi montażystów.  W zależności czy stoisko jest modułowe czy systemowe ekipa montująca rozkłada poszczególne elementy. W tej chwili realizacji,  przedstawiciel jest raczej obserwatorem pracy niż jej aktywnym uczestnikiem.  Stoisko targowe ma do siebie to że pierwsze chwile przypominają chaos powstawania świata. I tu trzeba się wykazać pewną odpornością psychiczną. Dobrze jest mieć ze sobą harmonogram opracowany przez firmę która zaprojektowała stoisko i sprawdzać postępy powstawania ekspozycji.  

Kłopoty

Te mogą pojawić się w każdej fazie i na każdym stoisku, niezależnie od jego skomplikowania. Tu bardzo ważna uwaga!  Napięcie towarzyszące pracy na powstającej zabudowie często jest bardzo wysokie i trzeba trzymać nerwy na wodzy by nie zepsuć atmosfery błahą często sprawą. jeżeli jesteśmy na targach za granicą, to czasem kontakt z obsługą techniczną lub pracownikami hali może być utrudniony (język). W kraju też to bywa. Często stoiska wystawiennicze są duże i skomplikowane, a obsługi halowej jest po prostu zbyt mało.  W zależności od stopnia współpracy z firmą budującą, przedstawiciel zamawiającego może brać udział w zażegnywaniu kłopotów. A nawet aktywnie wziąć udział w ich rozwiązywaniu.  W wielu przypadkach stopień znajomości języka jest decydujący. `Choć problemy, nazwijmy je biurokratycznymi też są na tapecie.   

Podsumowanie

Ubiór i wyposażenie przedstawiciela klienta na montażu stoiska targowego mają kluczowe znaczenie dla efektywności pracy oraz bezpieczeństwa. Pełnomocnictwa w które powinien zostać wyposażony zapewnią bezpieczeństwo interesów inwestora w przypadku nieoczekiwanych zdarzeń. Odpowiednie przygotowanie do warunków panujących w hali oraz profesjonalny wygląd mogą znacząco wpłynąć na pierwsze wrażenie oraz relacje biznesowe. Warto zadbać o detale, które mogą przyczynić się do sukcesu podczas targów.